Steg 1: Släng verifierade kvitton och uttagsautomater

Nästan alla dina finanspapper kan delas in i tre kategorier: register som du behöver behålla endast under kalenderåret eller mindre, papper som du behöver spara i sju år (det typiska fönstret under vilket din skattedeklaration kan granskas), och papper som du borde hänga på på obestämd tid.

Behöver du till exempel verkligen spara alla dessa ATM-uttagskvitton? Nej. När du har kontrollerat informationen som den visas i ditt onlinekonto eller på ditt månatliga kontoutdrag kan du kasta bort bankomatkupongen. Detsamma gäller för insättningsbevis och kreditkortskvitton. Förvara inte försäljningskvitton för mindre köp efter att du har använt varan tillfredsställande några gånger eller om garantin har upphört att gälla. Behåll kvitton för större inköp (alla artiklar vars ersättningskostnad överstiger självrisken på dina husägare eller hyresgäster).

Strax efter kalenderårets slut kommer du förmodligen att kunna kasta ut (eller säkrare, strimla) en massa extra papper, inklusive dina lönecheckar, månatliga kreditkorts- och inteckningsuttalanden, räkningar (om de inte är behövs för affärsavdrag) och månads- eller kvartalsrapporter från mäklar- och fondbolag för föregående år.

'Vanligtvis listas hela årets aktivitet i detalj på ditt slutliga uttalande vid årets slut, vilket gör alla andra uttalanden överflödiga', säger Ed Slott, CPA i Rockville Center, New York. Din sista lönestub och W-2-formuläret, till exempel, dokumenterar alla dina intäkter för året om du arbetar för någon annan; om du är egenföretagare gör dina 1099 formulär detsamma för dig. På samma sätt skickar de flesta investeringsföretag och vissa kreditkortsföretag ut omfattande uttalanden i januari. 'Behåll de månatliga uppdateringarna tills du förenar dem med sammanfattningarna i slutet av året', säger Slott.

Steg 2: Häng på slututtalanden i upp till sju år

Du måste dock hålla fast vid de slutliga kreditkortsutdraget, tillsammans med dina W-2 och 1099, i minst tre år och helst i sju. Internal Revenue Service har upp till tre år från det datum då du lämnar in din skattedeklaration för att undersöka den för fel och så länge som sex år att genomföra en revision om det finns anledning att misstänka att du underrapporterade din bruttoinkomst med 25 procent eller mer. (Det finns ingen begränsning för alla som medvetet har begått bedrägerier.) Du måste faktiskt behålla pappersarbete som stöder din återkomst tills det granskningsfönstret stängs. Bland de ytterligare dokumenten bör du behålla: avbrutna checkar och kvitton för alla avdragsgilla affärsutgifter (t.ex. för underhållning, hemmakontorsutrustning och professionella avgifter), pensionskontots bidrag, välgörenhetsdonationer, barnomsorgsräkningar, utom -fack medicinska kostnader, underhåll, och inteckning ränta och fastighetsskatt betalningar.

Om du inte medvetet har skickat in en falsk avkastning kan du kasta dessa stödjande dokument efter tre till sju år, beroende på hur enkelt din skattesituation är.

Men släng inte de faktiska skattedeklarationerna eller sammanfattningarna av dina investeringskonton vid årsskiftet, även efter att chanserna för en revision nästan har försvunnit. Dessa dokument tar inte mycket utrymme och kan vara till stor nytta för framtida ekonomisk planering.

För försäkringsändamål vill du också behålla kvitton för större inköp och kvitton som visar hur mycket du har betalat för bostadsförbättringar på obestämd tid, både för att tillfredsställa potentiella köpare och för att minska eventuella kapitalvinstskatter när du säljer ditt hem. Det är oerhört viktigt att behålla bekräftelsemeddelandena som visar mottagarbeteckningar och inköpspriset för aktier, fonder och andra investeringar du har. hänga fast på dessa poster på obestämd tid för att någon dag, säger Slott, 'kommer du eller dina arvingar att behöva veta exakt hur mycket du har betalat för att bestämma vinsten på din investering för skatteändamål.'

Steg 3: Ge dina papper ett hem

Om du har ett extra rum eller hörn som du kan utse som platsen där du hanterar pappersarbete, bra; om inte, gör en låda, skåp eller garderob där du kan lagra räkningar och aktuella poster, placerade nära ett bord där du kan skriva kontroller. När det gäller förnödenheter hittar du mappar eller manila-kuvert kommer att vara till nytta för arkivering av papper, liksom ett arkivskåp eller en kartong för att hålla rekordet.

Förvara din testamente, födelse- och vigselbevis, försäkringar, egendomshandlingar och andra permanenta register på en säker men tillgänglig plats nära dina andra ekonomiska dokument, så att du och dina arvingar alltid kommer att kunna komma till dem om de behöver .

Steg 4: Var systematisk

Ha en plan för bearbetning av allt papper. Välj en plats där du lägger räkningarna ― säg, ett manilakuvert, en låda eller en plastförpackning eller sorterare ― och släng i varje kuvert när det kommer i posten. När du sedan sätter dig ner för att betala dina räkningar har du allt papper du behöver på ett ställe.

Nu är här nyckeln: När du har betalat räkningen eller kontrollerat kontoutdraget, skicka in det omedelbart. 'Ditt mål borde vara att röra vid ett papper så få gånger som möjligt, snarare än att blanda det från hög till hög', säger Paula Boyer Kennedy, en ekonomisk planerare på Ernst & Youngs kontor i Minneapolis. 'Om du sticker tillbaka räkningen i lådan efter att du har betalat den, kommer den att hitta vänner, och de kommer att paras och producera avkommor. Ganska snart kommer du att få en riktig kull. '

Återigen är ett mycket rudimentärt arkivsystem allt du behöver. Den enklaste metoden är att kasta allt som är skatterelaterat i ett enda kärl så snart du är klar med det - en låda, ett arkivskåp, en dragspelsfil eller till och med en skokartong kommer att göra. På det sättet, när du är redo att fylla i din skattedeklaration, har du allt pappersarbete du behöver till hands. Alternativt kan du skapa ett lite mer organiserat system från början med separata filmappar för de viktigaste kategorierna i ditt liv. Du kan till exempel märka dina mappar efter typen av konto (kreditkortsutdrag, mäklaruttal, räkningar osv.) Eller efter skattekategori (avdragsgilla affärsutgifter, välgörenhetsavgifter och så vidare) eller efter ekonomiskt mål ( bostäder, pension, college fond, etc.). Detta kan ta längre tid i början, men på lång sikt kommer det att spara tid.

Steg 5: Hantera eftersläpningen

När du väl har ett system på plats måste du fortfarande hantera alla högar du redan har samlat på dig. Istället för att starta en massiv omorganisation, börja med att sortera genom en liten stack i taget. Du kan tilldela en halvtimme om dagen för att söka igenom gamla tidningar, kanske medan du tittar på nyheterna eller lyssnar på musik.

Du kommer att bli förvånad över skillnaden som en liten organisation gör. 'Människor inser inte hur mycket de betalar till följd av att deras finanspapper är i ordning - en sen kreditkortsavgift här, ett förlorat skatteavdrag där', säger Stephanie Denton, en professionell arrangör i Cincinnati. Ännu större kan dock vara de långsiktiga mentala och ekonomiska fördelarna. När du väl är organiserad kan du fokusera din mentala energi på de riktigt viktiga sakerna, som dina investeringar och dina ekonomiska mål, säger Terry Savage, författare till Savage Sanningen om pengar ( amazon.com ). 'Att ordna dina finansiella papper ger stora utdelningar i lugn och ro.'