I arbetslivet finns det få fler välkomna akronymer än OOO. Förutom att vara porten till löfte till en bekymmersfri existens, är det ett praktiskt sätt att låta medarbetare och kunder veta att det är svårt att nå - om inte oåtkomligt - för en viss mängd tid. Så även om det inte finns något behov av att tänka över det (du skriver inte en roman här), spelar det ingen roll vad du inkluderar.

hur du städar ditt rum på 30 minuter

Det kan kännas lite besvärligt och robotigt att förskriva ett meddelande utanför kontoret, men det är nödvändigt och användbart för alla som kan försöka nå medan du smuttar Mai Tais på stranden eller vandrar Machu Picchu. (Dessutom kan du stänga av och koppla av om du har problem med att lämna jobbet på jobbet.) Här är vad du ska säga (och vad du inte ska säga) i ditt autosvar.

RELATERAD: 9 sätt att spara för den semester du förtjänar

1. Inkludera en hälsning och avloggning.

Hur du startar ett OOO-meddelande beror naturligtvis på dina personliga preferenser och din arbetsmiljö. Medan ett stort 'hej' inte är absolut nödvändigt, måste du börja någonstans, och det är trevligt att lägga till en mänsklig touch. Om jag hoppar rakt in är jag för närvarande ute från kontoret ... känns för konstig och fristående för dig, lätta på det med ett enkelt, Hej där eller Tack för din e-post.

Detsamma gäller din signatur. Du är välkommen att sluta med datumet för din återkomst, men om det är vettigt att avsluta med något som 'Tack!', 'Bäst, (ditt namn)' eller 'Ha en bra helg (eller sätt in semester här)! ', gå för det.

2. Inkludera hur länge du är ute.

Nämn start- och slutdatum: Jag reser från 3–7 juli och kommer inte att kontrollera e-post. Jag svarar på din anteckning så snart jag kan när jag är tillbaka på kontoret den 8 juli. (Glöm inte att stänga av din semestersvarare när du återvänder!).

3. Inkludera huruvida du ska kontrollera e-post eller inte.

Ett bortmeddelande är inte bara användbart när du går helt ur nätet. Du kanske reser på jobbet eller arbetar på distans, vilket gör kommunikationen sporadisk och WiFi-anslutningen ojämn. Om du inte kontrollerar eller svarar på e-postmeddelanden, säg det (se ovanstående exempel). Annars är det bra att ställa in ett meddelande som varnar människor om att du inte kommer att vara lika pålitlig på grund av resor eller skyldigheter på plats. Det handlar om att ställa förväntningar för dem som försöker nå dig. Till exempel: Tack för din anteckning! Jag reser för en fotografering fram till 3 juli och kommer att kontrollera e-post regelbundet / har begränsad tillgång till e-post och kan vara långsam att svara.

4. Inkludera hur du når dig (om alls).

Om du kommer att vara tillgänglig i någon kapacitet kan du beskriva exakt hur du kommer i kontakt. Till exempel: Jag kommer inte att kontrollera e-post, men om du behöver nå mig av någon anledning, vänligen kontakta mig på min mobil ... Eller: Om det här är tidskänsligt är du välkommen att skicka e-post till mig igen (datum du tillbaka) så det är högst upp i min inkorg. Eller: För brådskande förfrågningar, vänligen kontakta (namnet på en assistent, kollega, frilansare eller annan tillgänglig täckning på kontoret). Innan du tar med en annan medarbetares kontaktinformation i din OOO, ska du rensa den med dem - även om du är deras överordnade är en heads-up fortfarande en trevlig artighet.

5. Undvik onödiga personuppgifter.

Om du är på föräldraledighet eller gifter dig den helgen (!) Är det helt bra att ta med - men det handlar ungefär så mycket som personlig delning behöver ske i ett autosvar. Tänk på hur du kan reagera på någons borta meddelande och nämna alltför många personliga detaljer. Du vill att personen i den mottagande delen ska veta a), oavsett om du svarar på e-postmeddelandet eller inte, och b) när de kan förvänta sig att höra från dig. Allt annat är förmodligen TMI, så håll det enkelt.

RELATERAD: Det bästa sättet att skriva e-post om du vill ha ett snabbt svar