Ge feedback snabbt men inte omedelbart.
Vänta inte på en årlig granskning för att få fram förbättringsområden. Var uppmärksam på frågor så att detaljerna är fräscha i ditt sinne. En dag efter en händelse är den söta fläcken; att ha lite tid dämpar för heta känslor och låter dig förbereda dig och vara mer omtänksam med dina ord. För tillfället kommer båda parter att ha en starkare, mindre hjälpsam reaktion, säger Jennifer Porter, chefspartner för Bröllopsgrupp , ett ledarskaps- och teamutvecklingsföretag. Årliga eller kvartalsvisa granskningar bör täcka mål och fokusera på framtida feedback - till exempel vad någon behöver göra mer eller mindre för att utveckla sin karriär (Om du skulle bli mer skicklig i dataanalys kan jag se dig hoppa till nästa nivå).

Kom ihåg din avsikt.
Tänk på varför du vill dela feedback i första hand. Du gör det för att du vill hjälpa personen att lyckas, säger Porter. Då kan det kännas mindre välvilligt än så - du kanske tror att du bara behöver begränsa dåliga vanor eller fixa slarvigt arbete - men någon form av feedback hjälper ditt team att lära sig och växa. Du vill också förtjäna deras förtroende. Om du inte ger feedback kommer någon annan att göra så bra jobb som du skulle ha, säger Freyan Billimoria, chef för personaloperationer på Skillshare , en online-lärande community. Uttryck din avsikt under samtalet. Säg, jag säger det här för att jag bryr mig om dig och jag vill att du ska vara så effektiv som möjligt.

Tänk på innehållet, inte leveransen.
Många chefer oroar sig för hur de ska mildra slaget istället för vad de ska säga, säger Porter. Det är som att förbereda sig för att hålla ett tal och fokusera på vad du ska ha på dig snarare än innehållet i din presentation, konstaterar hon. Fråga dig själv, vad är mitt huvudbudskap? Vad hoppas jag att personen tar bort från konversationen? Vad vill jag hända härnäst? Skriv ner vad du säger och träna i duschen eller på en pålitlig kollega. Nollställ beteende eller handling, snarare än att diskutera känslor, och ge konkreta exempel, som jag märkte att du avbröt människor sex gånger under det mötet (kontra att du är oförskämd mot medarbetare).

RELATERAD: Här är exakt hur man får ett flexibelt schema på jobbet

Börja med en fråga.
Diskussionen bör vara en dialog, inte en monolog. Säg, jag skulle gärna ha en konversation med dig för att dela feedback. Är det okej? Det är mänsklig natur att säga ja, men genom att be om tillstånd kan du stärka relationen, säger Porter. En annan taktik: Låt den andra leda konversationen. Säg, jag skulle gärna vilja prata med dig om x . Vad tycker du gick bra? Vad tror du inte gjorde det? Ge din anställd tid att svara. I många fall vet de redan var de brister, säger Fran Hauser, författare till Myten om den trevliga tjejen ($ 16; amazon.com ). När du ramar in konversationen som ett samarbete istället för en kritik är tonen mer stödjande.

Använd färre ord.
Var så specifik som möjligt. Vaga eller klichéfraser (Du måste arbeta med din verkställande närvaro) eller sockerbelagd feedback är förvirrande för lyssnaren, vilket ökar sannolikheten att de kommer att sakna din poäng helt. Om du använder 100 ord för att säga att någon missade en deadline förklarar du för mycket, säger Porter. Och när du väl laddat på fyllnadsord och mjukgörare (jag vet att du är överansträngd) börjar feedbacken kännas personlig och partiskhet kan krypa in, säger Billimoria. Gå istället till saken och nämna vad du observerade. Säg, jag märkte att vi missade tidsfristen för de två sista rapporterna. Vad hände?

Vattna inte bort ditt meddelande.
Den vanliga vanan att klämma in negativ feedback mellan två skivor av beröm kan vara instinktiv, men det är ett av de största misstag som chefer gör, säger Billimoria. Att dölja feedback i bortkastade komplimanger tar kraften i dina ord. Folk ser det komma; då avfärdar de det positiva, väntar på det negativa och litar inte på vad du har att säga, säger Porter. Vad du kan göra för att vara snäll men direkt: Uttrycka feedbacken positivt, säger Hauser. Säg, Mycket går bra, men jag har konstruktiv feedback på några saker som behöver förbättras, eller jag har några råd som kan hjälpa dig.

RELATERAD: Tackla din inkorg för gott med dessa e-posthanteringstips från en proffs

Ge sammanhang.
Varför bryr du dig om någon levererar arbete sent? Eller formaterar inte presentationer perfekt? Svaren kan vara uppenbara för dig, men en anställd måste förstå varför bakom din feedback. Försök att placera specifika anteckningar inuti den större bilden - till exempel när vår avdelning är sen med arbete, påverkar det också andra team, eller när din ekonomi ser feljusterad ut, kan det ge människor en brist på förtroende för dina siffror. Att förklara varför din feedback är viktig, säger Hauser, kan göra det lättare att leverera och höra.

Var empatisk.
Det är svårt att få kritiska kommentarer. Det spelar ingen roll hur skicklig du är med att ge feedback. Det svider fortfarande, säger Porter. Var inte alltför hård, lyssna på den andras perspektiv och håll dig lugn. Undvik också ordet dig om du kan. Subtila ordval kan få konversationen att kännas som en dialog snarare än en attack, säger Hauser. Till exempel, istället för att säga: Det här är vad jag tror att du kunde ha gjort annorlunda, säg, det här är vad jag tror kunde ha gjorts annorlunda.

Gör det ansikte mot ansikte.
Att leverera tuffa nyheter via e-post eller telefon är frestande, men att träffas personligen (eller via Skype eller FaceTime) är mer effektivt, säger Hauser. Det låter dig läsa varandras icke-verbala ledtrådar och känslomässiga avsikter. Att vara ansikte mot ansikte är det enda sättet att se till att den andra personen kan känna din medkänsla, säger Hauser. Om du inte kan se din anställd blir det svårare att urskilja om de är upprörda eller till och med uppmärksamma vad du säger. Sitt rakt och håll ögonkontakt, oavsett hur svårt det kan vara, säger Hauser.

Ha en uppföljningsplan.
Avsluta konversationen med en diskussion om nästa steg. Fråga hur ni kan vara till hjälp och besluta tillsammans när ni ska prata igen (dagar, veckor eller månader senare, beroende på frågan). Kolla sedan in efter en dag eller två för att se hur den andra personen mår. Det är naturligt för feedbackmottagaren att gå lite sårad från samtalet, även om det var en produktiv, säger Porter. Du måste ge människor tid att bearbeta, säger Billimoria. Nyckeln till starka relationer går tillbaka. När du gör det tjänar du förtroende, vilket gör det lättare att dela feedback nästa gång.

Kom ihåg att ge rikligt beröm också.
Gör att leverera positiv feedback till en del av din rutin - pressa inte bara in den i obehagliga konversationer. Poängen är inte bara att placera människor eller ge alla en trofé; positiv feedback är ett professionellt utvecklingsverktyg. Först och främst är det konstruktivt - det är användbart för människor att veta vad de gör bra så att de kan fortsätta göra det. För det andra hjälper det till att skapa en kultur som är mer öppen för och tolerant för feedback, säger Porter. Var också specifik här. Säg, jag gillar verkligen hur du hanterade den utmaningen, eller jag uppskattar att du pratade med andra avdelningar för att få sitt inköp. Och säg det ofta. För varje kritik bör du ge minst fem beröm, säger Hauser. Detta får människor till en plats där de längtar efter feedback.