Vi litar alla på e-post för omedelbar korrespondens - och försäkran om att vårt Amazon-paket faktiskt är på väg. Men det är säkert att säga, med alla sina prisvärda förmåner kan din e-postinkorg snabbt förvandlas till din existens om den inte är markerad. Och synen av en rörig inkorg är en omedelbar stressfaktor i stort sett alla.

Regelbunden kontroll av e-post är en vardaglig uppgift som det är omöjligt att undvika, och oavsett hur flitig du är med att slå 'svara alla', är det lättare att säga än gjort att hantera en monterande e-postinkorg. Och om du är mindre flitig - som i, är du mer benägen att låta din e-postmeddelanden staplas oadresserat - att bristen på inkorgsorganisation (och ångest att vara i e-postskuld) är sannolikt som påverkar din produktivitet mer än du inser. Lyckligtvis finns det en väg ut ur det kaotiska inkorgshålet. I ett försök att bättre hantera våra oroliga inkorgar tappade vi produktivitetsproffs för tidsbesparande (läs: livräddande) e-posthanteringshack som kommer att föra oss så mycket närmare den till synes svårfångade Inbox Zero.

RELATERAD : 6 saker som alla effektiva e-postmeddelanden har gemensamt

relaterade saker

1 Kontrollera e-postmeddelandet för endast 15 minuter åt gången

Enligt produktivitetsexpert och grundare av Inkwell Press , Tonya Dalton, du kan maximera din produktivitet genom att kortfattat kontrollera e-postmeddelanden, 15-minuters skurar . 'Du skulle bli förvånad över hur många e-postmeddelanden du kan läsa och svara på på kort tid när du kontrollerar din inkorg i satser', säger hon. 'Nyckeln är att ställa in en timer så att du vet när dina 15 minuter är uppe och när det är dags att gå vidare till annat arbete.'

vilken köttbit är bacon

två Schemalägg tidsblock för e-post

På samma sätt kan du vana dig att schemalägga angivna tidsblock (på 15 minuter) enbart för e-postkontroll. Att läsa e-postmeddelanden löpande när de faller in i din inkorg hämmar slutligen produktiviteten. För yrken där konstant kommunikation är avgörande är det kanske inte realistiskt att skapa ett schema. Men om du tar en lång och hård titt på ditt jobb kan du upptäcka att det är möjligt att ange e-postläsningstid, till exempel var 60: e eller 90: e minut. Ställ in varningar i din kalender tills du är i en rutin. Om någon verkligen behöver nå dig skickar de dig en e-post igen, skicka ett direktmeddelande , eller ring. Om du skummar e-postmeddelanden på din telefon markerar du de du behöver följa upp som olästa så att du inte glömmer att svara senare.

RELATERAD: Glöm tidshantering - Uppmärksamhet Ledning är den bättre vägen till produktivitet

3 Använd målmappen för utkast

Låt inte din e-postruta bli en att-göra-lista, något som du arbetar dig uppifrån och ner, säger Charles Duhigg, journalist och bästsäljare av Smartare, snabbare, bättre . Det är den värsta att göra-listan möjligt, för bokstavligen kan alla lägga till den.

Skapa din egen e-postlista genom att endast öppna de som behöver din uppmärksamhet. Sök efter viktiga e-postmeddelanden som kräver omedelbara svar (t.ex. för prioriterade projekt eller från din chef). och öppna endast dessa meddelanden - eller tryck på svar. Håll svarsfönstret öppet på din dator eller lämna utkastet väntande i utkastmappen. Det finns din att göra-lista: den här stacken av svar. Använd din föreskrivna e-posttid för att skriva genomtänkta, övertygande svar snarare än att försöka riva igenom en större mängd mindre relevanta saker. På det sättet kan ditt mål vara att åstadkomma en tom utkastmapp snarare än en helt tom inkorg.

4 Ta emot e-post i satser

Om du inte kan låta bli att kontrollera varje gång du hör ett ping är ett enkelt sätt att hantera den konstanta e-postspärren i din inkorg (och begränsa distraktioner) att använda ett verktyg som BatchedInbox plugin-program för Gmail kan spara dig från konstant distraktion. Den grupperar dina e-postmeddelanden och skickar dem till dig i vågor - men bara vid de exakta tider du väljer.

5 Avsluta prenumerationen utan hänsyn

Att radera irrelevanta nyhetsbrev och säljmeddelanden en efter en kan ge illusionen om produktivitet, men att rifla igenom samma skräppost vecka efter vecka ökar bara e-posteffektiviteten. 'Enligt lag måste alla nyhetsbrev innehålla en länk för att prenumerera,' säger Dalton. 'Ta dig tid att klicka på den länken för att skicka din avbeställningsförfrågan. Det är en investering på 10 sekunder som lönar sig i form av en renare inkorg. '

bli av med statisk elektricitet i håret

Dalton konstaterar också att det inte är nödvändigt att registrera sig för en e-postavmeldingsapp eller -tjänst för att rensa din inkorg. 'Många av dessa program slutar faktiskt sälja din e-postadress till andra företag för att hålla dem i affärer', tillägger hon.

RELATERAD: Hur du rensar din telefon

6 Aktivera förhandsgranskningsfunktionen

Använd förhandsgranskningsfunktionen i ditt e-postprogram, om det har en (de flesta gör det). Detta låter dig kika på de första raderna i ett meddelande i ett separat fönster, så att du inte behöver öppna det helt för att läsa det, och du kan ta bort skräp direkt. (Bonus: Detta minskar också dina chanser att öppna ett meddelande med ett bifogat virus.)

7 Tryck på e-postmeddelanden bara en gång (och använd de fem D-skivorna)

Dalton föreslår att du vidtar åtgärder så snart du öppnar ett meddelande genom att överväga de 5 D: erna: delegera, radera, skjuta upp och utse. 'Gör snabbt e-postmeddelanden som kräver mindre än två minuters åtgärd, och delegera dem som kräver handling från någon annans sida', säger hon. Avsluta omedelbart prenumerationen på och ta bort meddelanden som inte kräver någon åtgärd, och skjut upp de aviseringar som kräver mer än två minuters åtgärd att slutföra. Slutligen, skicka e-postmeddelanden som innehåller relevant information till en separat mapp så att du lättare kan hitta dem i framtiden.

hur man dukar ett formellt middagsbord

RELATERAD: De 7 buden om e-postetikett som alla ska följa

8 Mappar är din vän

När du använder din inkorg som standardlagring blir den snabbt en digital skräplåda, vilket gör det svårt att hitta det du behöver, säger Peggy Duncan , en personlig produktivitetsexpert i Atlanta. Du kan sortera meddelanden manuellt i mappar, visst, men ännu bättre, du kan ställa in automatiska filter som dirigerar meddelanden direkt till en önskad mapp. Meddelanden från Facebook kan till exempel gå direkt till en mapp för sociala medier. Alla meddelanden från marknadsföringsteamet arkiveras direkt i din Marketing Initiatives-fil. (Gmail gör detta automatiskt, men du kan ställa in ett liknande system med andra e-posttjänster, som Microsoft Outlook.) När alla e-postmeddelanden av en typ, som nyhetsbrev, är grupperade i sin egen mapp kan du välja alla och ta bort oönskade med ett enda klick. Hitta en automatisk sorteringsinställning för e-post som fungerar för dig och dina uppgifter, och håll sedan fast vid den.

9 Utarbeta ett konserverat svar

Om du får flera meddelanden som innehåller liknande förfrågningar rekommenderar Dalton att du skriver ut ett standardkonserverat svar som du kan justera och anpassa något med varje e-postsvar. 'Spara standardsvaret som en av dina e-postunderskrifter så att du enkelt kan fylla i e-postens kropp automatiskt', säger hon. Geni, eller hur? (Glöm inte att ändra mottagaren och omständigheterna.)

RELATERAD: Hur man faktiskt får saker gjort medan du arbetar hemifrån

10 Skapa ett aliaskonto för att sortera e-post

Många e-postplattformar (inklusive Gmail) låter dig skapa aliaskonton som alla matas in i en enda inkorg. 'Jag skapade mina aliaskonton för att matas in i en enda mapp', säger Dalton om den taktik hon använder för att organisera räkningar och andra kritiska ekonomiska dokument. 'Jag hanterar inte någon av dessa e-postmeddelanden förrän på fredag ​​morgon, när jag ägnar tid åt att sitta ner och sortera igenom alla mina finanser.'

olika typer av plattor med bilder

elva Bara. Gör det inte. Svar.

Där har det sagts. Detta råd går längre än att hantera uppenbar skräppost - och vi uppenbarar tydligen inte att spöka din chef. Vi pratar om det meddelandet från din kollega två skrivbord nere. Duhigg hävdar att folk ofta ställer frågor när de förmodligen kan hitta svaren på egen hand. Och om jag inte svarar kommer de att hitta dessa svar. Hur genomför du denna typ av tänkande utan att känna dig oförskämd? Genom att oroa dig mer för dig själv och din egen tid än andras tid (ah!). Ett mantra att träna: Det finns ingen anledning att jag ska svara människor bara för att de mailar mig.

12 Tänk om Inbox-Zero Dream

Det här är kanske inte rätt visdomspärla för alla - det finns något mycket tillfredsställande för många människor om att avsluta och börja varje dag med en ren inkorg. Men för dig, kanske denna förväntan är orealistisk och till och med lite kvävande. Att tömma din inkorg religiöst kan ärligt talat slöseri med tid (och kanske verkligen om något annat), säger Duhigg. Att träffa radera, radera, radera kan vara tillfredsställande eller verkar vara produktivt, men varför bry sig? Han ställer frågan: Gör du det för att det får dig att må bra eller för att det faktiskt är användbart? Och om det inte är användbart kanske du inte behöver en ren inkorg - och kanske bör du sluta använda den som en barometer för framgång.

RELATERAD: 8 Expert Digital Decluttering Tips för att minska skärmtiden