Bestäm vad du ska delegera

Nollställ uppgifter som hjälper din karriär. Ta först 15 minuter att skriva en uttömmande att göra-lista. Detta gör att du kan rensa ditt sinne och flytta ditt fokus till handling, säger Tiffany Dufu, författare till Släpp bollen: uppnå mer genom att göra mindre . Bedöm varje uppgift mot den större bilden: Vilket kommer verkligen att driva framgången för ett projekt eller hjälpa dig att säkra en kampanj? Byt din syn från ”Vad måste hända idag?” Till ”Vad försöker jag uppnå?” Råder Dufu.

Planera din tid. Det är bara 24 timmar om dagen - och du måste sova. Att se din fullständiga att göra-lista får dig att tänka, när ska jag göra allt detta? säger Mary Jane Nirdlinger, biträdande stadschef för Chapel Hill, North Carolina. Svara på den frågan genom att använda din kalender för att planera och schemalägga dina uppgifter - ta hänsyn till hjärnans förberedelse, äta och kontrollera e-post - precis som du skulle göra ett möte, säger hon. Tappa även dessa tidsblock. Vi brukar underskatta hur lång tid det tar att få saker gjort, säger Dufu. Du kommer snabbt att inse att du bara kan passa in så mycket. Och om något fortfarande är en prioritet måste du hitta någon annan för att göra det, säger Nirdlinger.

Prioritera uppgifter som bara du kan göra. Det här är inte saker du nödvändigtvis kan göra bättre; de är saker som bara du har kompetens, nätverk eller politiskt kunniga att hantera, säger Dufu. Du kanske är den enda som kan hålla talet, men du kan be om hjälp med att förbereda presentationsbilderna, säger hon. Behåll vad som helst som kräver din distinkta synvinkel. Jag skulle aldrig delegera något som kräver äkta äkthet, som min röst i mitt skrivande eller kontroll över min meny, säger Vivian Howard, en kock i Kinston, North Carolina, och författaren till kokboken. Deep Run Roots . Undvik att delegera uppgifter du verkligen tycker om att göra, hur trivialt det än är. De bidrar till din totala arbetsglädje, säger Nirdlinger. Du kanske älskar att boka dina egna affärsresor (och är väldigt kräsna på mellanrum).

Tilldela effektivt

Upptäck allas supermakt. Ta dig tid att lära känna dina lagkamrater och deras unika färdigheter. Varje sjuksköterska har en enastående fantastisk egenskap, oavsett om det avmystifierar medicinskt jargong för patienter eller är det bästa bloddraget, säger före detta psykiatrisk sjuksköterska Elizabeth Scala, författare till Stoppa sjuksköterskans utbrändhet . När du väl har hittat din PowerPoint-guru eller cold-call-proffs är det lättare att anförtro den personen den signaturuppgiften.

Hitta tillväxtmöjligheter. Ge alla chansen att lysa. Delegation handlar inte bara om dig. Det handlar om att ge människor möjlighet att växa och prova något nytt, säger Nirdlinger. Om du inte kan sluta vara upptagen tillräckligt länge för att delegera, håller du tillbaka ditt lag. Fråga dig själv, vem kan verkligen dra nytta av den här upplevelsen eller den här utmaningen? säger Laura Vanderkam, författare till Jag vet hur hon gör det . Om det finns någon som skulle lära av exponering för en ny avdelning, skicka henne till ett möte på din plats.

Be efter volontärer. Ibland är vi så fasta i vår livlighet att vi inte går tillbaka och ser vem som finns för att hjälpa, säger Nirdlinger. Hon rekommenderar att du säger till ditt team, jag känner mig överväldigad. Finns det något du märker av att jag gör som du tror att du kan hjälpa till med? Människor gillar att vara hjälpsamma, säger Nirdlinger: Det får dem att känna sig värderade. Som volontärskoordinator för Habitat for Humanity i Knoxville, Tennessee, begär Trinity Edgar feedback och frågar volontärer vilken uppgift de vill ta på sig. Vi vill se till att de är bekväma samtidigt som vi driver dem för att utöka sin komfortnivå, säger hon.

Delegera i alla riktningar, inklusive upp. Ibland är en kamrat den bästa personen för jobbet. ibland kan en uppgift som tar dig timmar göras av en chef med ett samtal. Låt personen veta att hennes expertis eller engagemang kommer att leda till att ett företag vinner. Var uppmärksam på ditt språk, säger Lindsey Pollak, författare till Bli chefen . Använd ordet support, hjälp eller vägledning istället för delegat. Till en kamrat föreslår Dufu att jag kan verkligen använda ditt stöd för att lösa detta problem. Kan du delta i dessa tre möten i min plats och ge din insikt? Till en chef, säg, att du tar på dig dessa två saker kommer att ta bort några stora hinder för projektet. Du flyttar inte uppgifter från din tallrik; du uttrycker vad som måste göras för att få ut det här uppdraget ur ballparken.

Kommunicera uppgiften

Lägg upp tydliga förväntningar. Tydlighet är avgörande när du delegerar någon uppgift. Förklara exakt vad du behöver och komma överens om produktionen, säger Stacy Brown-Philpot, VD för TaskRabbit. Var specifik (menar ASAP i morgon eller kl. 17 idag?) Och antar inte att någon kommer att göra uppgiften som du naturligtvis skulle göra. Olika generationer använder olika verktyg, säger Pollak. Om du vill att någon ska skriva en tackbrev snarare än att skicka ett e-postmeddelande, säg exakt det.

Visa, berätta inte. Visa hur framgång ser ut. Att lyssna på ett säljsamtal och höra exakt vad du säger och hur du svarar är vanligtvis bättre träning än något manus, säger Pollak. Eller ge din kollega fem exempel på hur hög kvalitet ser ut och exempel på vad du inte ska göra. När den här personen har skuggat dig en stund, säger Scala, var på väg och fråga: Känner du dig bekväm nu att göra det själv?

Annonsera överdelen för varje uppgift. Låt oss vara ärliga: Få människor är glada över tanken att boka ett konferensrum eller organisera ett leveransrum. Även om din begäran inte är sexig, uttryck den med entusiasm. Människor är hungriga att lära sig och är ivriga att hjälpa till när frågan är positionerad som en möjlighet, säger Dufu. Om du till exempel behöver någon att anteckna vid ett ledande möte, säg, detta möte är en chans för dig att få ett fönster in i detta företags politik. Jag skulle gärna vilja att du deltar och antecknar. Howard lägger till en påminnelse: Att vara delegat är inte att vara en diktator. Var snäll med det.

Bedöm om det fungerar

Bestäm hur du ska checka in. När du har överfört ägandet bestämmer du hur du får uppdateringar. Ställ in något som fungerar med båda dina personligheter, säger Nirdlinger. Skapa en tidslinje och var specifik om vad du förväntar dig vid varje kontrollpunkt, säger Brown-Philpot.

Felsök tillsammans. Om delegeringen inte går bra, var först med vad som inte fungerar. Ställ en serie ärliga frågor: Hade du all information du behövde? Behöver du träning? Är det något du känner dig bekväm att göra? Delta i lösningen för att vända konversationen från defensiv till taktisk, säger Nirdlinger.

Spela med. Då och då måste du bara kompromissa. Ibland kan jag inte formulera min vision på ett sätt som är förståeligt, säger Howard. Du måste vara öppen för andra människors sätt att göra saker och göra justeringar på vägen. Även om uppgiften inte slutfördes perfekt, om det gav dig tid att fokusera på ett annat viktigt projekt eller lämna tillräckligt tidigt för att träffa gymmet eller stoppa in barnen, är det en klar vinst.