Använder ditt kontor en plattform för snabbmeddelanden som Slack eller Google Hangouts? Du kan för närvarande bara använda den för att sidchatta med din kollega BFF eller snabbt pinga din chef för att säga att du kommer sent. Men om du inte utnyttjar IM för att effektivisera arbetskommunikation och främja effektivt samarbete mellan ditt team och andra team, borde du göra det. Här är rätt sätt - och rätt tid - att använda snabbmeddelanden på jobbet.
Chatt eller e-post?
Det e-postmeddelandet, svaret på två ord eller det snabba hej fungerar bra i ett meddelandesystem som Slack. Det är också perfekt för pågående samtal som kräver mycket fram och tillbaka - de som inte nödvändigtvis förtjänar en bestämd, personligt möte eller telefonsamtal , men är bättre kvar till snabbmeddelanden för att skona allas e-postkorgar. Medan e-post fortfarande är nödvändig för extern kommunikation, kan en meddelandeplattform allvarligt minska din interna e-postvolym.
RELATERAD: Tackla din inkorg för gott med dessa e-posthanteringstips från en proffs
Bli organiserad.
Den verkliga styrkan för en meddelandeplattform är förmågan att katalogisera och organisera information, säger Anna Pickard, chef för varumärkeskommunikation på Slack. 'Till skillnad från e-post, som kan raderas automatiskt över tid eller inaktiveras när någon lämnar företaget, är filerna och informationen som delas i Slack alltid tillgängliga', säger hon, 'vilket ger nya anställda fördelen med gruppens kunskap.' Organisation är avgörande. Skapa kanaler efter ämne eller projekt och bjud in relevanta personer till konversationen. Behöver du chatta en-mot-en? Använd direktmeddelandefunktionen så att diskussioner i kanalerna håller fokus på ämnet.
Fatta dig kort.
Pickard råder att hålla meddelanden smältbara genom att använda punktpunkter och till och med emoji. Om något behöver diskuteras eller förklaras vidare, starta en separat tråd; i Slack, klicka bara på chattbubblan under ett svar. Tänk på den här tråden som ett sidofält: Det är hyperspecifikt och låter dig utarbeta ett ämne utan att störa den större konversationen.
RELATERAD: 6 saker som alla effektiva e-postmeddelanden har gemensamt
idéer för att fira examen under karantän
- Av Caylin Harris
- Av Maggie Seaver
