HUR MAN SKRIVER EFFEKTIVA E-POSTMEDDELANDEN PÅ JOBBET RIKTIGT ENKELT

Om du någonsin har fått ett e-postmeddelande från en kollega med alltför detaljerade anvisningar, förvirrade förfrågningar eller sätt för många onödiga mottagare inkluderade, du vet om vikten av effektiv e-postkommunikation på jobbet. E-postmeddelanden som skickas utan organisation eller tanke kan faktiskt hindra arbetsflödet, generellt irritera människor och orsaka felkommunikation som annars kan undvikas.

Så hur skapar du en tydlig och effektiv e-post som hittar rätt balans mellan detaljerad och kortfattad; en som träffar på alla rätt ämnen för alla rätt personer inblandade? Först måste du veta när något ska skickas via e-post - i motsats till ett direktmeddelande, personligt möte , eller telefonsamtal . E-post är perfekt för att skicka längre listor med instruktioner, checka in på ett projekt eller dela filer. E-postkommunikation säkerställer också ett skriftligt register över alla viktiga konversationer som du behöver hänvisa till senare. Här är sex saker som alla effektiva e-postförfattare gör innan de trycker på 'skicka'.

1. Maximera ämnesraden

Först och främst vill du skräddarsy ämnesraden till meddelandet och / eller ditt svar. Skriver du till någon som mailade dig förra veckan? Dra inte upp ett gammalt, orelaterat meddelande och tryck 'svara' - det är din mottagare som har glömt exakt vad de skrev till dig för en vecka sedan. Hjälp med att orientera dem och skapa ett svar med en ny ämnesrad som återspeglar antingen det nya ämnet eller ditt svar på deras meddelande (säg bakgrundsinformation om vår senaste klient, Jane Doe eller Vägbeskrivning till vårt nya hus i Cleveland), säger Peggy Duncan, en personlig produktivitetsexpert i Atlanta. Det är mindre troligt att du förvirrar mottagaren och ditt meddelande blir lättare att hitta senare.

hur mycket dricks pizza chaufförer

För det andra, var specifik. Här är till exempel en dålig / vag ämnesrad: personalmöte. Nu, här är det bättre: Ta med den här bilagan till 14:00 personalmöte. När du tar med detaljer, som en åtgärd som behövs eller var och när detaljer, hjälper du mottagaren att direkt mäta ditt meddelandes betydelse, säger Marsha Egan, författaren till Inbox Detox and the Habit of E-mail Excellence ($ 20; amazon.com ). Det hjälper dem också att komma ihåg att slutföra den uppgift som krävs.

Är du inte säker på vad ämnet ska vara? Tänk på de nyckelord du skulle använda om du skulle behöva hitta e-postmeddelandet senare, säger Nick Morgan, författare till Kan du höra mig? Hur man ansluter till människor i en virtuell värld ($ 11; amazon.com ).

2. Ge detaljerade instruktioner

Tydligheten i skriftliga anvisningar kan göra eller bryta effektiviteten i ett e-postmeddelande. Om du tilldelar respektive uppgifter till en grupp människor, dela upp dem per person och använd punktpunkter för att hjälpa alla att veta exakt vad du behöver hjälp med från var och en, särskilt.

3. Välj mottagarna noggrant

Skriv e-postmeddelandet innan du lägger till mottagarna, säger Vanessa Van Edwards, författare till Fånga vetenskapen om att lyckas med människor ($ 12; amazon.com ). Detta förhindrar inte bara den fruktade oavsiktliga sändningen, utan låter dig också lägga till mottagare baserat på innehållet i e-postmeddelandet. Vill du undvika dessa långa e-postkedjor med flera personer? Om du behöver flera personer för att kommentera något, till exempel ett dokument, kan du överväga att skapa en delbar fil (som ett Google Doc), där alla kan föreslå ändringar i ett utrymme utan att skicka tusen e-postmeddelanden.

RELATERAD: Allt du borde (och inte bör) inkludera i ett e-postmeddelande utanför kontoret

4. Klipp ut dräneringsspråk

Skicka e-post om en snafu som behöver åtgärdas? Snarare än att vaxa poetiskt om vilken drag det är eller vars fel det är, fokusera på åtgärd behövs för att åtgärda ett problem. Till exempel, istället för att säga 'Klienten har problem med vår presentation och det kommer att bli svårt att fixa,' försök, 'Jag skulle älska din hjälp med att fixa något som klienten tog upp vid vårt samtal.' Detta kommer att göra ger negativ feedback eller begära mer obehagliga uppgifter via e-post.

5. Inkludera svarsinstruktioner

Även när din e-post inte kräver något svar (jag kommer att vara hos en läkarmöte de närmaste två timmarna eller om du kan lämna in din rapport imorgon istället för idag), känner många människor att de måste bekräfta det med OK eller tack. Ge dessa människor en lätt ut. Om du inte vill höra tillbaka ska du inkludera 'Inget svar nödvändigt' i slutet av ditt meddelande, säger Duncan. Det sparar tid i båda ändar och hindrar värdelösa e-postmeddelanden från att röra sig i rutorna. Tveka inte att skriva Tack på förhand när du ställer en fråga till någon. Det kommer att hindra dig från att känna dig frestad att skicka ett en-rad tack när personen skriver tillbaka.

6. Bli inte för personlig

E-post är för fakta, inte för känslor, säger Egan. På grund av bristen på röstböjning och kroppsspråk i digital korrespondens kan vissa känslor - hur du känner för en kollega, vad du tyckte om din granns parti - lätt tolkas felaktigt. Om du vill ta upp en känslig (eller mindre än positiv) fråga, ring dem istället.