Oavsett om din korrespondens är personlig eller professionell, är vi alla skyldiga till att göra en e-post faux pas då och då. (Om du bara kunde ta bort minnet om att vidarebefordra det olämpliga e-postmeddelandet till fel person!) Nästa gång du skriver ett meddelande för massorna, följ dessa bud i e-postetiketten för att undvika en krångelaktig kommunikationsofel.

RELATERAD: Allt du borde (och inte bör) inkludera i ett e-postmeddelande utanför kontoret

relaterade saker

1 Svara alla med försiktighet

Svara inte alla om inte varje enskild person på distributionslistan behöver veta vad du behöver säga, säger Aimee Symington, VD för Finesse Worldwide. Hon föreslår att man granskar namnen på listan och bara svarar dem som faktiskt behöver ditt svar. Det kan innebära att du bara svarar avsändaren eller tre av de sju mottagarna. Och om din chef eller kollega vill kopieras på något, respektera hennes begäran.

Tankeväckande svar kan spara tid för andra. Oavsett om det är av affärsmässiga eller sociala skäl, kommer människor att bli irriterade över en ström av obetydliga e-postmeddelanden eftersom de måste sluta öppna dem, säger Diane Gottsman, grundare av Protocol School of Texas. Så tänk två gånger innan du svarar allt med Can't make it, nästa gång du blir inbjuden till brunch.

två Lämna aldrig en ämnesrad tom

En bra ämnesrad hjälper mottagare att prioritera e-post, säger Lizzie Post, co-host för Awesome Etiquette podcast. Oavsett vad du gör, lämna det inte tomt. När du skapar en ämnesrad, gör den specifik och kortfattad och se din stavning och grammatik. Det är det första en person märker, säger Post.

RELATERAD: Organiserade ditt arbetsliv i 5 enkla steg

Eftersom en ämnesrad bör återspegla e-postens innehåll rekommenderar experter att du uppdaterar ämnesraden när konversationen flyter. Undvik ämnesrader som kan bagatellisera ett mejls brådska (tänk: snabb fråga för att rubrikera ett stort arbetsproblem) eller få någon att missa ett meddelande som hon tror att hon redan har läst, förklarar Gottsman. Hon föreslår att du startar en ny tråd om ett e-postmeddelande har avvikit för långt från det ursprungliga meddelandet.

3 Svara snabbt

Medan experter inte är överens om en korrekt svarstid för e-post, instämmer de i att nästan alla e-postmeddelanden förtjänar ett svar. Om det är tillräckligt med ett enkelt svar (förstår det, tack eller låter som en bra plan), försök att svara så fort du läser ett e-postmeddelande.

Ibland kräver ett e-post information som det kan ta flera dagar att samla in - men det betyder inte att du får lämna människor hängande. Låt dem veta att du fick deras e-postmeddelande och kommer tillbaka när du kan, säger Symington.

Och kom ihåg att använda ett autosvar om du reser eller ut från kontoret , tillägger hon, så andra vet att de inte borde förvänta sig svar.

4 Framåt med försiktighet

Se till att du vidarebefordrar till rätt personer av rätt skäl, säger Post. Innan du vidarebefordrar, utvärdera innehållets känslighet - som inkluderar alla bilagor och namn och kontaktinformation för alla som är associerade med meddelandet. Vissa människor föredrar att deras kontaktinformation förblir privat. Om en tråd innehåller för många detaljerade punkter i en diskussion, starta ett nytt e-postmeddelande.

RELATERAD: Hur man hanterar 5 extremt irriterande kollegasituationer

5 Berätta för någon om hon har hackats

Vi har alla varit där. Ett virus tar tag och innan vi vet ordet spammar vi farfar med länkar som får någon att rodna. Om du får det som uppenbarligen är ett virus, meddela offret som kanske inte är medveten om vad som händer. Säg bara, 'Jag ville meddela dig att detta händer', säger Symington. Det är en trevlig sak att göra.

6 Respektera konsten att skicka e-post

Du bryr dig om att göra ett gott intryck personligen, så varför inte hålla din e-postpersonal till samma standard? E-post är en återspegling av dig och bör skrivas som ett brev mer än en text, medan du fortfarande håller korthet i åtanke, säger Symington. Kontrollera din stavning, grammatik och skiljetecken. Alla mössor indikerar att du skriker, och alla små bokstäver innebär att du är lat. För många teckensnitt, färger och smileys kan vara irriterande, tillägger hon.

Var vänlig utan att försöka överdriva humor. Var på sidan av försiktighet även om du har humor, säger Gottsman. Tonen är för ofta förvirrad i e-post, och du vill inte komma ut som oprofessionellt eftersom någon inte får ditt skämt.

7 Kom ihåg: Ingen e-post till middag

Det är en sak om du äter en avslappnad måltid med en betydande annan (och datumkväll är imorgon), men absolut inte kolla e-post på ett middagsfest, säger Post. När det gäller möten på kontoret beror det på. Om kollegor tar med sig telefoner eller bärbara datorer till konferensrum för att få tillgång till e-post under möten, är det förmodligen bra. Var medveten om att företagskulturer kommer att ha olika policyer kring e-post, säger hon. Känn arten av e-post på ditt arbete för att vara lämplig.