Lägg papper på plats

Den allmänna regeln för papper är att kasta allt. Mina klienter ser alltid förbluffade ut när jag säger det här. Naturligtvis menar jag inte att vi ska eliminera papper helt. Jag försöker bara komma över hur mycket vi behöver för att bara välja de som är absolut nödvändiga och för att kasta resten. Pappersark verkar så smala; vi hänger ofta på dem utan att verkligen tänka. Ju mer papper vi samlar, desto mer tid tar det att hitta specifika dokument, och desto svårare är det att ordna dem.

Börja med att samla alla dina papper på en plats och titta på var och en. Även papper som finns i kuvert bör tas ut och kontrolleras sida för sida om reklamblad eller annat oönskat material blandas med dem.

Det kan vara bra att sortera papper i kategorier medan du skannar igenom innehållet. Det gör att arkivering när du är klar snabbare och enklare. Papper kan i stort sett delas in i tre kategorier: väntande, spara för att du måste och spara för att du vill.

korn som är bra för dig

RELATERAD: Hur man eliminerar pappersstopp på bara 5 minuter om dagen

Den väntande kategorin innehåller papper som behöver någon form av åtgärd, till exempel utestående räkningar. Jag rekommenderar att du lagrar dem alla i en upprätt arkiveringsruta tills du har behandlat dem. På det sättet blir de inte blandade med papper i andra kategorier.

Låt oss sedan titta på papper som vi måste spara . Sortera dem efter kategori och arkivera dem i ett skåp eller i mappar på en hylla. Om du inte behöver behålla originalen kan du skanna dem och lagra dem elektroniskt. I det här fallet, snarare än att skanna dem när du sorterar, är det mer effektivt att lägga dem i en att skannas senare-stapel och göra skanningen på en gång.

Den sista kategorin är papper du vill spara av andra skäl. Dessa kan innehålla dokument som du vill ha som referens eller sådana som faktiskt väcker glädje för dig. Men eftersom rebound är ett vanligt problem när människor hänger på saker bara för att, kom ihåg att den grundläggande regeln för papper är att kasta dem alla.

I min städa lektioner , när en klient har problem med att bestämma vilka papper som ska sparas och vilka som ska kastas, avfyrar jag frågor om var och en - saker som när behöver du det här ?, Hur länge har du haft det ?, Hur ofta går du tillbaka och tittar på det ?, Kan du hitta samma innehåll på internet ?, Har du redan sparat det på din dator ?, Hur mycket av ett problem skulle det vara om du inte hade det här ?, Gnistor det verkligen glädje? Om du tänker på att du ska kasta dem alla, försök att föreställa mig att jag precis har gått in på ditt kontor och meddelat att jag ska strimla alla dina papper. Vad skulle du göra? Vilka skulle du klättra för att spara från dokumentförstöraren?

Hur du lagrar papper så att du aldrig kommer tillbaka

Så länge du följer mina tre lagringsregler kommer du aldrig tillbaka till papper.

relaterade saker

1 Kategorisera varje papper till det sista arket.

Börja med att sortera dina papper i tydliga kategorier, såsom presentationer, projektförslag, rapporter och fakturor. Använd det system som fungerar bäst för dig. Nu är det dags att kategorisera dina papper på ett sätt som gör ditt liv enklare.

två Förvara dina papper upprätt.

För optimal effektivitet är det viktigt att lagra papper i ett hängande filsystem. Lägg varje papperskategori i en separat mapp och förvara dem i ett arkivskåp eller upprätt i en arkivlåda på en hylla. Att lagra dem på det här sättet gör det enkelt för dig att se hur många papper du har. Det ser också snyggt och snyggt ut.

3 Gör en väntande ruta.

Behåll bara de papper som du behöver hantera den dagen. När du har bearbetat väntande papper ska du kasta dem som inte behöver sparas.

När du har sorterat dina papper och bestämt var varje kategori tillhör, titta på ditt arbetsutrymme och bestämma den maximala mängden utrymme du har för att lagra dem. När du överskrider detta lagringskapacitet kommer papper att börja rinna över. Det är en signal om att du behöver ompröva vad som finns där. Genom att kontrollera regelbundet så här kan du hålla dina papper städade hela tiden.

RELATERAD: I sin senaste bok avslöjar Marie Kondo hur man hittar ett jobb som utlöser glädje

Corral Your Book Collection

En bästsäljare du hoppades kunna läsa någon dag, en hur man bokar om redovisning som du har köpt för att förbättra dina färdigheter, en bok som du fått från en klient ... vilken typ av böcker har du i ditt arbetsutrymme?

hur man tar brassighet ur håret

Böcker är fyllda med värdefull kunskap som kan hjälpa oss att göra våra jobb. När de hålls vid vårt skrivbord eller i våra bokhyllor kan de ge oss inspiration eller en känsla av säkerhet. Att läsa dem kan öka vår motivation, och bara att visa dem kan lägga till en personlig touch i vårt utrymme. I verkligheten håller vi dock ofta böcker på jobbet av fel skäl.

En av mina klienter hade en bokhylla på hennes kontor fylld med olästa böcker. När vi räknade dem var det över 50, och mer än hälften hade sittat på hyllan i två år eller mer. Jag kommer att läsa så många jag kan under min nästa semester, förklarade hon. När vi träffades igen blev jag dock inte förvånad över att hon hade gett upp halvvägs. De flesta böcker som hon lyckats läsa var hennes senaste inköp. Att låta dem vara olästa verkade så slöseri att jag bestämde mig för att snabbläsa för att komma igenom dem, sa hon. Men jag började känna att jag bara gjorde det av pliktkänsla. Det gav mig ingen glädje. Detta verkade ännu mer slöseri, så jag bestämde mig för att släppa många av dem. Till slut bestämde hon sig för att bara ha en noggrant utvald 15 på sitt kontor.

RELATERADE: De bästa böckerna från 2020 (hittills)

När du städar dina böcker, börja med att samla dem alla på ett ställe. Du kanske tänker att det är bättre att bara välja dem genom att titta på titlarna medan de fortfarande finns i din bokhylla, men hoppa inte över det här steget. Böcker som har stannat för länge på hyllan har blivit en del av landskapet. Ditt sinne registrerar dem inte, inte ens när de är direkt i din synfält, och det gör det svårt att avgöra vilka som utlöser glädje. Endast genom att ta var och en i dina händer kan du faktiskt se dem som separata enheter.

Om du har svårt att bedöma om en viss bok gnistor glädje eller inte, försök ställa dig själv vissa frågor. Till exempel när köpte du den? Hur många gånger har du läst det? Vill du läsa den igen?

En annan fråga att ställa dig själv är vilken roll boken spelar i ditt liv. Böcker som väcker glädje är de som motiverar och ger dig energi när du läser och läser igenom dem, de som gör dig lycklig bara att veta att de är där, de som håller dig uppdaterad om den senaste informationen och de som hjälper dig att utföra ditt arbete bättre, till exempel handböcker.

hur man steker en kalkon utan stekpanna

En sista fråga att ställa är om du fortfarande skulle köpa den boken nu om du såg den i en bokhandel eller om den har klarat sitt bästa när det gäller ditt intresse för den. Bara för att du betalade för dem betyder det inte att du måste läsa varje bok.

Syftet med att ställa sådana frågor är inte att tvinga dig att tömma dina böcker. Snarare är det för att hjälpa dig att utforska din relation med var och en du har. Om böcker väcker glädje åt dig, är det rätta valet att hålla så många du vill med tillförsikt.

Anpassad från Joy at Work © 2020 av KonMari Media Inc. och Scott Sonenshein. Används med tillstånd från Little, Brown and Company, New York. Alla rättigheter förbehållna.

Marie Kondo är författare till bästsäljare s Livsförändrande magi att städa upp ($ 12, amazon.com ; $ 16, bookshop.org ) och Glädje på jobbet ($ 10, amazon.com ; $ 23, bookshop.org ) , och är stjärnan i Städa upp med Marie Kondo på Netflix. Scott Sonenshein är professor vid Rice University och bästsäljare av Sträcka ($ 23, amazon.com ; $ 28, bookshop.org ) .